eIDEE – Wettbewerb für den digitalen Handschlag

Dirk Arendt: Nachdem ich ja des öfteren schon die fehlende Kommunikation rund um das Thema eGovernment angesprochen habe und auch nicht mit Kritik an einem – vielleicht polemisch gemeinten – Radio-Beitrag gespart habe, jetzt auch von meiner Seite der Aufruf zur Unterstützung eines Wettbewerbs zum Neuen Personalausweis.

Kommt, zeigt Eure Ideen, zeigt Innovation, zeigt, dass Kommunikation und ein Wettbewerb durchaus in und vor allem auch für die Öffentliche Verwaltung Sinn machen:

eIDEE – Wettbewerb für den digitalen Handschlag. Schon 140 Beiträge, noch bis zum 18.8. mitmachen“.

Also, mitmachen! Und dieses Mitmachen ist ganz einfach: Die „eIDEE“ in ein paar Sätzen beschreiben und via Web-Formular einreichen. Ganz einfach. Also… 

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e-Government: Personalsituation in der Berliner Verwaltung II

Jetzt greift auch der Tagesspiegel das Thema „Personalsituation in der Berliner Verwaltung“ noch einmal in dem Artikel „Berliner Behörden sind völlig überaltert“ auf:

„Nach einer Prognose der Finanzverwaltung wird sich die Personalsituation bis 2019 dramatisch verändern. Dann werden in der Hauptverwaltung nur noch 61 102 Vollzeitstellen mit den bisherigen Mitarbeitern besetzt sein, in den Bezirken sind es 14 795 Stellen. Das reicht aber nicht aus. Das Ziel von Rot-Schwarz ist, dauerhaft 80 000 Stellen in der Hauptverwaltung und 20 000 Stellen in den Bezirken besetzt zu haben.“

Interessant auch am Ende der Verweis auf die sog. Gesundheitsquote:

„Der Krankenstand liegt bei 10 Prozent, fast doppelt so hoch wie in der öffentlichen Verwaltung bundesweit. Finanzsenator Nußbaum mahnte deshalb kürzlich, zu Gast bei der Gewerkschaft Verdi, eine „Konzentration auf die Erhöhung der Arbeitszufriedenheit“ der Beschäftigten an. Dazu gehörten eine stressvermeidende Arbeitsorganisation und sensible Führungskräfte.“

Was auffällig erscheint, nirgendwo – weder hier noch im Vorgänger-Artikel der Berliner Morgenpost – wird auf das Thema eGovernment verwiesen. Ist es aber nicht in unseren Vorträgen und Lobhudeleien zur Modernisierung der Verwaltung immer wieder ein Argument, wie die Verwaltung gerade dieser demographischen Entwicklung entgegenwirken könnte? Sprechen wir nicht die gleiche Sprache oder kommen unsere Argumente nicht an der richtigen Stelle an?

e-Government: “Zukunft kann man am besten vorhersagen, wenn man sie mitgestaltet…”

Dirk Arendt

Dirk Arendt

Weise Worte – und auch richtige Worte.

Die Frage bleibt allerdings, warum wenden wir sie nicht an? Warum gestalten wir zum Beispiel unsere deutsche Verwaltung nicht mit? Warum verändern wir sie nicht aktiv im Sinne einer besseren Zukunftsfähigkeit?

Ein Beispiel gefällig? Bitteschön: Angeregt durch die Pressemitteilungen der letzten Wochen habe ich auch (m)einen Antrag auf Erstattung der Rückmeldegebühren gestellt. Diese Gebühren an den Berliner Hochschulen sind für verfassungswidrig erklärt worden, so dass für jeden Studenten für einen bestimmten Zeitraum ein solcher Anspruch auf Rückerstattung besteht. Das Formular dazu war schnell gefunden, doch was dann kam, sprengte wieder einmal meine Vorstellungskraft:

Bitte den Antrag am PC ausfüllen, ausdrucken, eigenhändig unterschreiben und per Post an die Studierendenverwaltung der Freien Universität Berlin schicken.“

Wie sagte doch so schön der @bildesheim:

Ein schönes Beispiel für die friedliche Koexistenz von digitaler und analoger Welt.

Ein anderes Zitat besagte: „Tja, wie zu Humboldts Zeiten…„. Ja, und dem ist – LEIDER – nichts hinzuzufügen…

Aber die Frage bleibt: Wer sorgt dafür, dass ich ein am Rechner online ausgefülltes Formular auch digital weitergeben kann? Wer sorgt endlich dafür, dass es dann auch entsprechend digital weiterverarbeitet werden kann?

Der Bürger kann es sicherlich nicht richten. Er hat zu selten Kontakt mit der Verwaltung. Aber fehlt es vielleicht an Forderungen aus der Wirtschaft bzgl. der Leistungsfähigkeit, der Erneuerung und Zukunftsfähigkeit unserer Verwaltung? Fehlt es am Druck aus der Wirtschaft? Gab es schon einmal eine Aufzählung von Forderungen der Industrie an die Verwaltung? Ich kann mich nicht erinnern.

Oder sind wir einfach alle zufrieden? Zufrieden mit dem, wie es abläuft, wie es schon immer abgelaufen ist? Wie wir uns für die Zukunft aufstellen? Oder ist es nur eine Selbstzufriedenheit, weil es uns eigentlich – und im Vergleich zu vielen anderen Staaten – gut geht. Vielleicht angesichts des weiteren Wettbewerbs um Fachkräfte, um den Standort, um unsere Zukunft zu gut…?

Fragen wir doch einfach die jungen Menschen, wie sie sich Verwaltung vorstellen. Nicht einfach so aus heiterem Himmel und jeden. Aber nehmen wir anfangs die, die jetzt von der – politischen – Startup-Welle erfasst werden, die unser Kapital der Zukunft sind. Diese Gruppe von Menschen, die mit dem Internet und seinen Möglichkeiten zur Interaktion groß geworden sind, die jetzt Unternehmen gründen. Diese Jungunternehmer werden in verschiedensten Formularen immer noch mit der Frage nach einer „Festnetznummer“ oder gar einem „Stempel“ konfrontiert. Können wir uns das auch zukünftig noch leisten? Ich denke nicht…!

Ja, die Frage bleibt: Wer macht Druck? Wer fängt an, die Zukunft zu gestalten…?

“Mittelalter trifft Einkaufszentrum” – auch ein Weg für mehr Kommunikation für eGovernment?

Warum e-Government noch nicht so erfolgreich ist, wie wir alle, die daran beteiligt sind, es uns eigentlich wünschen, dafür gibt es vielschichtige Gründe. Einer dieser Gründe ist aber sicherlich in der fehlenden Kommunikation zu suchen. Kommunikation zu den verschiedenen Themen, die wir mit eGovernment verbinden, und die für den Fortbestand und die Zukunftsfähigkeit unserer Verwaltung so wichtig sind.

Viele Menschen, die IT-Lösungen aus und um die Verwaltung nutzen könnten, wissen oftmals gar nicht, was heute schon möglich ist. Das betrifft nicht nur den Bürger, sondern vor allem auch die Unternehmen, die ja bekanntlich viel öfter den Kontakt zur Verwaltung pflegen müssen. Hier haben oft gerade die kleineren Unternehmen Nachholbedarf.

Das Problem liegt zum Teil im traditionellen Aufbau einer Verwaltung begründet. So etwas war und ist bis heute in der Verwaltung nicht vorgesehen. Verwaltung hat Aufgaben abzuarbeiten und für den Staat wahrzunehmen sowie  Leistungen zu erbringen. Aber NICHT darüber zu sprechen. Klar, es gibt eine Pressestelle, aber die hat – der Name sagt es schon – grundsätzlich andere Aufgaben. Es liegt auch am föderalen System bzw. dem ihr zugrunde liegenden gegliederten Aufbau. Dieses Problem geht einher mit der Problematik des (oftmals) schwierigen Findens. Wenn ich auf der Seite einer Kommune unterwegs bin, finde ich nicht sofort den link zu beispielsweise „ELSTER“ oder anderen Angeboten, die gerade nicht in den Aufgabenbereich der Kommune fallen. Elster als das vom Bayerischen Landesamt für Steuern für alle Finanzämter in Deutschland betriebene Angebot im Rahmen der Steuerverwaltung ist aber ein schönes Beispiel für – sagen wir mal – nicht ganz glückliche Kommunikation. Die „diebische“ Elster als Sinnbild und Name für das staatliche Steuerportal kann witzig sein, kommt aber vielleicht nicht bei jedem so anEgal, ein Name, der mittlerweile anerkannt und akzeptiert ist.

Manchmal ist Werbung für die Angebote des Staates einfacht schlecht platziert (siehe dazu auch den Beitrag “Oh Welten, wie liegt ihr doch auseinander…” – (M)ein Erlebnis mit der wahren Verwaltung„), manchmal auch einfach nur nicht mehr zeitgemäß: Vor ein paar Monaten wurden an offiziellen Plätzen in Berlin und Brandenburg die sog. „ELSTER“-CDs verteilt. Ein Schelm, wer böses dabei denkt…

Aber hören wir auf in den Fehlern der Vergangenheit zu stöbern. Schauen wir nach vorne. Es gibt aber auch gute Beispiele: Vor kurzem sind Müllwagen mit Hinweisschildern zur sog. „einheitlichen Behördenrufnummer 115“ plakatiert worden. Eine schöne Aktion, aber leider noch zu knapp übers Land verteilt.

Ich bin gestern bei Twitter (dank an Raymond_de) über ein schönes Beispiel gestolpert. Das Rijksmuseum in Amsterdam öffnet bald wieder und hat sich eine schöne Aktion dazu ausgedacht: „Mittelalter trifft Einkaufszentrum“ (siehe dazu das Video). Menschen werden dort zur Neueröffnung des Museums angesprochen, wo sie heute – zumeist – anzutreffen sind: Im lokalen Shopping Center. Und zwar mit einem kurzen und witzig gemachten Schauspiel, das neugierig macht. Das Lust macht auf “Mehr” – auf mehr Kultur. Die Macher wählen hier nicht nur den Weg über das Internet, nein, sie sprechen die Menschen direkt an. Aber die Aktion kann – weil gefilmt und als Video verfügbar – über eben dieses Internet geteilt werden. Allein in den ersten Tagen wurden knapp über 280.000 Abrufe bei youtube gezählt. Das ist eine Zahl, die man auf traditionellem Wege und mit Hilfe herkömmlicher Methoden so schnell nicht erreicht. Und wenn, dann wird es richtig teuer. Und Geld ist – zumindest für Kommunikation und Werbung in der Verwaltung – nirgendwo vorhanden. Einer der Gründe, eGovernment Angebote zu nutzen, ist aber in den Effizienzgewinnen – und den damit verbundenen Einsparpotentialen – zu sehen. Irgendwie ein Teufelskreis. Aber in Kooperation mit lokalen Unternehmen oder auch mit Schauspielschulen und Kunsthochschulen oder Unis und ähnlichen Institutionen sollte so etwas doch auch bei uns möglich sein.

Wir brauchen mehr Medien, die die Themen rund um eGovernment, um  die Modernisierung unserer Verwaltung aufnehmen und kommunizieren. Klar, das ist alles nicht sexy oder spannend. Aber ein schönes Beispiel dazu, wie es gehen kann, ist bei OE1 in Österreich im Rahmen der Reihe “Open Innovation” zu finden. Hier werden aktuelle Themen rund um „openes“, neuen Beteiligungsformen oder auch nur Trends im Internet und die daraus resultierenden Möglichkeiten dargestellt – und für den „normalen“ Hörer einfach aufgearbeitet. Einfach mal reinhören, lohnt! Gerade das Radio als Medium kann und sollte hier – auch mit den veränderten technischen Möglichkeiten wie etwa Podcasts – stärker genutzt werden.

Es gibt viele Beispiele, wo ich mir mehr Kommunikation und Marketing gewünscht hätte. Aber lasen wir das und nehmen uns einfach für die Zukunft vor, auch eine solche Aktion wie in Amsterdam zu probieren. Ok, manche Themen sind schwer zu vermarkten, aber dafür gibt es ja Kommunikationsprofis. Die haben schon ganz andere Produkte und Lösungen vermarktet. Also, unter dem Motto „Mittelalter trifft Einkaufszentrum“ sind Ideen für eGovernment Kommunikation gefragt. Woran denkt ihr?

e-Government: „Einer muss über die Baustellen wachen…“

Dirk Arendt Einer muss über die Baustellen wachen...

Dirk Arendt Einer muss über die Baustellen wachen…

Mein Beitrag “Zu viele Baustellen – ein starker IT-Planungsrat könnte helfen!” hat an der einen oder anderen Stelle für Diskussion gesorgt. Der Eintrag hat mir Kritik eingebracht – aber das Thema scheint zu polarisieren. Und so verkehrt liege ich dann wohl auch nicht mit meinen Gedanken und Ideen. Ein in der letzten Woche veröffentlichtes Eckpunkte-Papier des ISPRAT als Ergänzung zur Nationalen E‐Government‐Strategie (NEGS) mit dem Titel “Mobil? Aber sicher!” zeigt m.E. das ganze “Dilemma”, das ich dort beschrieben habe, noch einmal sehr schön auf.

Die Nationale E‐Government‐Strategie stammt aus dem Jahr 2010. Damit ist sie veraltet, was ihren Bezug zur Wirklichkeit angeht: Die digitale Gesellschaft hat sich in den letzten wenigen Jahren mit großer Geschwindigkeit weiterentwickelt. Menschen gehen nicht mehr nur ins Internet. Sie sind ständig und überall online. Eine Strategie, die dem E‐Government zum Durchbruch verhelfen will, aber das mobile Lebensgefühl vieler Menschen nicht aufnimmt, läuft Gefahr, neue Online‐Angebote der Verwaltung am Interesse der Nutzer vorbei zu schaffen. Sie wären bereits veraltet, wenn sie zur Nutzung freigeschaltet werden. Deshalb muss die Strategie um das Kapitel Mobile Government erweitert werden.

Im Grunde völlig richtige Aussagen, keine Widerrede. Es sind im Wesentlichen aber zwei Punkte, die mich stören. Zum einen darf “mobile Government” (im Folgenden nur “mobGov”) nicht als selbständige neue Strategie neben eGovernment angesehen werden. So aber lesen sich einzelne Sätze des Papiers. Es muss bei den Anstrengungen zur Neustrukturierung  unserer Verwaltung in den nächsten Jahren vor allem darum gehen, die verschiedenen aktuellen und zukünftigen Themen der Verwaltungsmodernisierung zu priorisieren und zu bündeln. Das heißt, das „Open“ mit dem „Mobile“ und dem „e“  zu verzahnen. Das Thema “mobile” ist eine Erweiterung der bestehenden (Zugangs-)Kanäle und bringt neue Möglichkeiten für neue Prozesse mit sich. Nicht mehr und nicht weniger. Wobei ich die Schwerpunkte der mobGov-Aktivitäten anfangs eher auf den internen Verwaltungsbereich und die dortigen Prozesse konzentrieren würde. Zu viele Apps machen die Verwaltung auch nicht moderner. Und auch das Thema der „Interoperabilität“ darf dabei nicht aus den Augen gelassen werden. An dieser Stelle sei aber auch ein Verweis auf eine OECD-Studie erlaubt, die zwar schon im Herbst 2011 veröffentlicht wurde, die aber aufschlussreiche Beispiele aus anderen Ländern benennt. Und sie zeigt vor allem – und das ist dann auch schon der zweite Punkt, der mich stört – dass mobGov mehr ist als nur Apps, BYOD und Security. Es ist ein viel weiteres Feld. Zu beachten ist hier auch die SMS. Ja, auch diese Technologie wird m.E. unter den demographischen Gesichtspunkten unserer Gesellschaft noch einmal wichtig.

Vor dem Ausrollen einer mobGov-Strategie sei aber noch auf ganz andere Probleme hingewiesen, die hier nur kurz angesprochen werden können, aber schnellstmöglich einer Klärung für den PS bedürfen: Es fängt mit den Arbeitsverträgen der Mitarbeiter an, die zum Großteil nicht auf ein solches Vorgehen vorbereitet sind, dazu kommen weitere arbeitsrechtliche Punkte sowie Fragen der Mitbestimmung, des Lizenzrechtes, des Managements der Endgeräte, Punkte wie Datenschutz etc. Eine Hilfe zur Orientierung könnten hier die vor Jahren erstellten Richtlinien zur sog. Telearbeit leisten.

Mit Blick auf den Titel dieses Eckpunktepapiers beschleicht mich aber noch ein anderer Gedanke. Es geht dabei nicht um das inhaltliche Thema mobGov, sondern eher um das strategische Vorgehen an sich. Konkret um die nachträgliche Erweiterung der NEGS. Sollten uns nicht eher Fragen umtreiben, wie wir ein solches Problem – Ergänzen einer vielleicht “veralterten” Strategie – zukünftig umgehen können? Und da bin ich dann auch bei den Forderungen aus meinem alten Blogpost: Wir benötigen m.E. dringend eine Institution, die auch autorisiert ist, Strategiewechsel zur Erreichung eines definierten Leitbildes für unsere Verwaltungen in den föderalen Strukturen vornehmen zu können. An diesem vorgedachten und definierten Leitbild einer Verwaltung der Zukunft können sich Bund, Länder und die Kommunen orientieren. Zur Umsetzung dieser Strategie werden “Leitplanken” gesetzt, die einen bestimmten rechtlichen und entscheidungsrelevanten Rahmen für diese Maßnahmen und ihre  Umsetzung vorgeben. Und dabei ist es – mir persönlich zumindest – egal, welche Institution das sein wird. Der IT-Planungsrat war nur ein Vorschlag, weil er schon bestimmte rechtliche Befugnisse aus dem IT-Staatsvertrag besitzt. Auch über die zahlenmäßige Vertretung der Kommunen und vielleicht eine etwas „vernetztere“ Arbeitsweise lässt sich gut diskutieren. Aber wie das Thema mobGov sehr deutlich zeigt, wir haben an dieser Stelle ein Problem: Wir können nicht jede technische Entwicklung über Jahre voraussehen. Und wenn wir bei der Umsetzung der Strategie zu sehr vom Kurs abkommen oder sich andere Rahmenbedingungen ändern, hilft uns ein klares Leitbild entsprechend „nachzujustieren“. Aber auch das geht nur, wenn wir das Ziel – das Leitbild – zu jeder Zeit fest vor Augen haben. Und wenn es eine Institution gibt, die zum nachzujustieren berechtigt ist!

Versetzen wir uns kurz zur Verdeutlichung der Situation in die Lage eines eGov-Verantwotlichen in einer durchschnittlichen deutschen Kommune: Er hat für seine etwa 100 bis 150 Tausend Bürger und Unternehmer etwa 70 bis 100 verschiedene Fachverfahren zu betreuen. Jetzt soll er einen “Zukunftsplan eGov” erstellen, um die Mittel für die kommenden Jahre im Haushalt zu sichern. Wer aber hilft ihm dabei und sagt die IT, die Lösungen oder die Architekturen der Zukunft voraus? Der Mitarbeiter in der örtlichen Verwaltung, der vielleicht nur mit einer halben Stelle das Thema eGov betreut, kann es jedenfalls nicht. Den Kommunen, die die Hauptlast der alltäglichen Verwaltungslast tragen, muss bei der Behebung dieser Probleme geholfen werden. Und dazu kann eine Vision und eine Institution zur Umsetzung sehr hilfreich sein. Und dann brauchen wir zukünftig auch kein solches Eckpunkte-Papier…

“Oh Welten, wie liegt ihr doch auseinander…” – (M)ein Erlebnis mit der wahren Verwaltung

Freitag war wieder einer dieser Tage, wo mir deutlich vor Augen geführt  wurde, wie weit weg wir mit der ein oder anderen Idee zum Thema eGovernment sind – weg von der Realität in den deutschen Amtsstuben. Und das sind dann doch schon sehr, sehr unterschiedliche Welten: Die, auf die man vor Ort trifft, und die, über die man so liest und – zugegebenermaßen auch selber – schreibt oder sich zumindest Gedanken macht.

Aber wie kam es zu dieser Erkenntnis? Ich hatte einen dieser vielzitierten und statistisch belegten 1,3 Behördenkontakte pro Jahr. Ich musste aufs Amt. Selbst und persönlich. Nach dem Ziehen der obligatorischen Nummer, einem  hinweisenden Gespräch mit der – sagen wir mal vorsichtig: nicht ganz so serciveorientierten – Empfangsdame im Bürgerbüro, einer wider Erwarten kurzen Wartezeit, dem Entrichten der obligatorischen Verwaltungsgebühr an einem Kassenautomat stand ich schon vor dem mir zugewiesenen Zimmer. Weiterlesen

Zu viele Baustellen – ein starker IT-Planungsrat könnte helfen!

Baustelle In den Anfängen des eGovernment startete das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderte Projekt MEDIA@Komm. Damals war ich noch ein junger und ungestümer Wissenschaftler, der häufig über das Ziel hinaus schoss. Alle Beteiligten wollten soviel, vielleicht zu viel. Heute gehöre ich in der eGovernment Community schon eher zur älteren Generation. Über die Jahre hinweg habe ich gelernt, was geht und was nicht geht – was in der Theorie als möglich erscheint, ist in der Praxis häufig nicht so einfach umsetzbar.

Seit MEDIA@Komm haben sich viele Rahmenbedingungen nochmals geändert: Ein Modem als Grundlage jeglicher Kommunikation ist längst aus der Vorstellung der meisten Menschen verschwunden, Speicherplatz ist nicht nur überall verfügbar, sondern auch so preiswert wie nie und mittlerweile ist der „Zugang zum Internet und auf seine vielfältigen Inhalte von zentraler Bedeutung für die Lebenshaltung“ sogar vom BGH anerkannt.

Trotzdem lohnt es sich, von Zeit zu Zeit den Blick rückwärts zu wenden und gemachte Erfahrungen bei der Entwicklung der zukünftigen Strategien zu reflektieren. Viele Fehler, die wir damals schon gemacht haben, stellen wir auch heute noch nicht ab. Schon seinerzeit fehlte es an Koordinierung und Steuerung zwischen den verschiedenen Aktivitäten beim Bund, in den Ländern und den Kommunen. Und: Wir haben – damals wie heute – oftmals nicht weit genug die Entwicklung vor Augen gehabt, haben uns in kleinteilige Fachverfahrensdiskussionen verrannt, anstatt das große Ganze vor Augen zu haben.

Aber wie behält man bei den vielen Einzelbaustellen das große Ganze im Auge? Weiterlesen